Herramientas para gestionar la información en Internet como un profesional

Por Ramón Archanco / 23 de julio de 2013 / Fuente: Papeles de Inteligencia

Cuando hablamos de información en Internet, casi nunca pensamos en que ésta se puede gestionar. Que se puede utilizar como un recurso más a nuestro favor para multitud de aplicaciones. Desde inspirar nuestra creatividad y configurar innovaciones a localizar y tratar información relevante para nuestros clientes.

Lo cierto es que la información, precisamente gracias a Internet, por ser abundante nos ha dejado de interesar. Pocas empresas o personas incluyen entre sus prioridades gestionar la información en Internet o de Internet. Y esto como muchos de vosotros intuís empieza a ser un error de gestión en MAYUSCULAS.

Seamos sinceros, la mayoría de los usuarios no necesitan gestionar información en Internet, simplemente cuando la necesitan aceden a su navegador y teclean lo que buscan en Google o lo preguntan en sus redes sociales. No están preocupados por la sobrecarga de información y datos, porque sencillamente no les afecta. Desde el 1997 cuentan con herramientas para acceder a la información, navegadores y buscadores, que son más que suficientes para lo que necesitan.

Ahora bien, cuando hablamos de actividades profesionales o bien de empresas y organizaciones las cosas cambian.

Vencer el exceso de información y tener acceso a la información relevante de forma rápida puede ser una gran diferencia entre hacer bien las cosas o fracasar.

La cuestión que hay encima de la mesa es: cómo gestionar la información en Internet y qué herramientas utilizar.

Herramientas para gestionar la información en Internet como un profesional:

Veamos cuáles son las tipos, clases o niveles de herramientas de que disponemos para gestionar correctamente la información en Internet.

Clase 1: Los agregadores o lectores de canales RSS:

Estos son unos programas muy sencillos de utilizar y manejar que permiten agrupar en una sola ubicación todos los canales RSS de las fuentes de información que nos interesen.

Los agregadores más conocidos hasta la fecha son el extinto Google Reader y Feedly.

Estas soluciones tienen versiones tanto de escritorio como en la nube.

Ventajas:

1. Muy fáciles de implementar al no tener apenas curvas de aprendizaje
2. La mayoría de las soluciones son gratuitas
3. Son muy populares por lo que se han convertido en soluciones muy consistentes

Inconvenientes:

1. No son fácilmente escalables y dependerás 100% de la voluntad del desarrollador
2. Están pensados para utilizarse individualmente

Amplía tu conocimiento sobre los agregadores y lectores de canales RSS

Clase 2: Las aplicaciones de curación de contenidos:

Estas herramientas tienen un futuro muy prometedor. Además de realizar las funciones principales de cualquier lector de RSS, permiten a sus usuarios crear y compartir nuevos contenidos.

Para mí las herramientas de curación de contenidos mas relevantes son Spundge y Scoop.it

Ventajas:

1. Permiten gestionar y clasificar la información de una forma más organizada 
2. Disponen de características y funcionalidades avanzadas para crear, editar y publicar contenido
3. Están pensadas y desarrolladas para permitir grupos o varios perfiles para una misma cuenta

Inconvenientes:

1. Para disfrutar de todas las funcionalidades es necesario apuntarse a los planes de pago
2. Carecen de repositorios donde clasificar y recuperar fácilmente la información

Puedes saber más sobre estas herramientas en este artículo sobre cómo gestionar la información en Internet con herramientas de curación de contenidos

Clase 3: Las plataformas de vigilancia e inteligencia competitiva:

Este grupo de soluciones, está pensado para dar un enfoque más integral a la gestión de la información en Internet. Estas plataformas incorporan no sólo el estándar RSS sino módulos programables de fuentes y bases de datos para recuperar la información más allá de las fuentes abiertas OSINT.

Además incorporan capacidad de análisis, filtros avanzados de información y repositorios para clasificar y recuperar la información con facilidad.

Ventajas:

1. Alto nivel de personalización
2. Gran capacidad de escalabilidad y flexibilidad para el cliente
3. Acceso a fuentes cerradas a través de programación
4. Configuración de varios perfiles de usuarios
5. Cumplen de principio a fin con el ciclo de gestion de información: Captura, filtro, clasificación, almacenaje, análisis, edición y difusión de toda la información

Inconvenientes:

1. Estas soluciones son mucho más caras que las anteriores
2. Su manejo, implantación y uso es complejo y requiere de una curva de aprendizaje más elevada que las otras soluciones que se salva gracias a formación especifica

Si necesitas ampliar la información sobre estas soluciones no te pierdas este artículo: como elegir la mejor plataforma de vigilancia e inteligencia competitiva.

Criterios básicos para elegir la mejor herramienta para gestionar la información en Internet

Vale, hasta aquí todo más o menos claro pero… entonces ¿qué tipo de solución para gestionar la información en Internet me recomiendas? Todo depende de tres factores:

• La intensidad y volumen de la información a gestionar
• El tamaño de nuestra de organización
• Y por último de nuestro presupuesto

1. La intensidad y el volumen de la información

Este es el criterio más determinante. Está claro que si en tu industria o entorno competitivo haces frente a grandes volúmenes de información y ésta aparece y se renueva de una forma rápida y constante, entonces será mejor que optes por un sistema de vigilancia e inteligencia competitiva ya que te resultará más fácil rentabilizar la inversión inicial. Cuanto más intensiva sea el uso de la información y mayor su volumen, más deberías inclinarte por esta solución.

Si por el contrario tus fuentes de información en Internet son pocas y las actualizaciones de la misma son menores o haces un uso menos intensivo de la información para tus actividades profesionales, lo mejor es optar por un agregador o lector RSS.

El segundo criterio “el tamaño de la organización” es una condición necesaria pero no suficiente para adoptar un tipo u otro de solución. A mayor tamaño mejor ir por una plataforma de vigilancia e inteligencia competitiva para gestionar la información de Internet. Pero si el volumen, la frecuencia de nuevas informaciones y la intensidad de uso de la información es baja lo mejor es olvidarse. Tal vez con una solución de curación de contenidos o un lector de RSS escalado a tu tamaño sea más que suficiente.

Espero que hayas encontrado de utilidad esta información. Si es así compártela y si quieres darme tu opinión no te cortes y utiliza el hilo de comentarios.